Każdy, kto miał okazję kiedykolwiek organizować konferencję bardzo dobrze wie, ile wysiłku to będzie kosztowało. Osobom postronnym będzie się zapewne wydawać, że wszystko jest proste i możliwe do załatwienia w tydzień, ale w praktyce zupełnie inaczej to wygląda. Do zaplanowania i przypilnowania jest ogrom ważniejszych i mniej ważnych spraw, a niestety niedopilnowanie nawet jednej z nich może skończyć się organizacyjną katastrofą. Z tego też powodu organizacją konferencji, szczególnie jeśli będą ona na większą ilość osób, powinny się zajmować osoby mające w tych sprawach odpowiednie doświadczenie, wtedy będą znacznie większe szanse na to, że wszystko uda się prawidłowo załatwić. Z najważniejszych spraw, od których tak naprawdę zaczyna się organizowanie, jest ustalenie ilości uczestników i znalezienie do tego odpowiedniej sali. Kolejność ta jest o tyle ważna, że wielkość sali powinna być dobrana do ilości gości. Zbyt mała sala spowoduje, że po prostu będzie ciasno i niewygodnie, natomiast zbyt duża rozpręży i zdekoncentruje osoby na niej przebywające. Kolejną ważną sprawą jest wybór miejsca, w którym konferencja będzie organizowana. Większe miejscowości kuszą przede wszystkim dużą ilością sal, czy to w hotelach czy w niezależnych centrach konferencyjnych. Coraz większą popularnością cieszą się także ustronne, położone daleko od cywilizacji miejsca – na przykład wielu klientów bardzo sobie ceni sale konferencyjne nad morzem, gwarantujące nie tylko doskonałe warunki do zorganizowania spotkania, ale także spokojne, relaksujące otoczenie. Zaletą organizowania konferencji w ustronnych hotelach jest także to, że takie miejsca zapewniają również kompleksowe wyżywienie i w razie potrzeby także nocleg dla uczestników. Ważną sprawą przy organizacji tego typu wydarzenia jest zapewnienie uczestnikom odpowiedniego wyżywienia, przy krótszych spotkaniach powinny wystarczyć drobne przekąski, ale przy całodziennych posiedzeniach solidny obiad raczej każdemu się przyda.
